Nama : Chaerunnisa Utami
NPM : 18511135
Kelas : 3PA05
Tugas Ke - 2
PSIKOLOGI MANAJEMEN
1.
Pengorganisasian Struktur Manajemen
A. Definisi Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan salah
satu fungsi manajemen yang berkaitan erat dengan perencanaan dan merupakan
suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang
statis. Pengorganisasian merupakan penentuan pekerjaan – pekerjaan yang harus
dilakukan, pengelompokkan tugas – tugas dan membagi – bagikan pekerjaan kepada
setiap karyawan, penetapan departemen – departemen ( subsistem ) serta
penentuan hubungan – hubungan.
Malayu SP. Hasibuan mendefinisikan
pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan
berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan
orang – orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat – alat yang diperlukan,
menetapkan wewenang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang
akan melakukan aktivitas – aktivitas tersebut. M. Manulang mengatakan bahwa
pengorganisasian merupakan sebuah proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang
akan dilakukan, pembatasan tugas – tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan
penetapan hubungan – hubungan antar unsur – unsur organisasi, sehingga
memungkinkan orang – orang dapat bekerja bersama – sama seefektif mungkin untuk
mencapai tujuan.
Manfaat pengorganisasian adalah
sebagai berikut :
Dengan
mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manager dapat mengetahui.
a.
Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok
b.
Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi aggota dan staf organisasi
c.
Pendelegasian Wewenang
d.
Pemanfaatan dan failitas fisik yang dimiliki organisasi
Dalam pengorganisasani terdapat enam
langkah penting yang harus dilakuan. Langkah – langkah pengorganisasian
tersebut diantaranya :
a.
Tujuan organisasi harus dipahami
b.
Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan – kegiatan pokok untuk mencapai
tujuan
c.
Menggolongkan kegiatan pokok kedalam kegiatan praktis kedalam elemen suatu
kegiatan
d.
Menetapan kewajiban yang harus dilakukan dan menyediakan fasilitas pendukung
yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya
e.
Penugasan personel yang dipandang mampu melaksanakan tugas
f.
Mendelegasikan wewenang
B.
Definisi Struktur Organisasi
Penyusunan
struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai
pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain
penyusunan struktur organisasi
adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk
melaksanakan fungsi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan. Pengertian yang
jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh
beberapa ahli sebagai berikut:
1.Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka
kerja formal organisasi
yang dengankerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan
dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter,
2007:284).
2.Struktur organisasi didefinisikan sebagai
mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko,
2003:169).
3.Struktur organisasi adalah pola formal
mengelompokkan orang dan pekerjaan
(Gibson dkk, 2002:9).
4.Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe
organisasi, pendepartemenan
organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat,
bidang dan hubungan
Pengorganisasian
merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan
organisasi, sumber daya – sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang
melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah
dengan departementalisasi dan pembagian kerja. Departemenlisasi merupakan
pengelompokan kegiatan – kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan –
kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini
akan tercemin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukan
oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan
agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan
sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses
pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
secara efisien dan efektif.
C. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen
Pengorganisasian
merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan
pengorganisasian akan memadukan sumber – sumber yang ada dalam organisasi, baik
berupa sumber daya manusia atau sumber daya lainnya kearah tercapainya suatu
tujuan. Dalam pengorganisasian seluruh sumber ( resource ) baik berupa manusia
ataupun non-manusia harus diatur dipadukan sedemikian rupa untuk berjalannya
suatu organisasi dalam rangka tercapainya tujuan.
Pemahaman
tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen akan memberikan
kejelasan bahwa proses pengaturan didalam organisasi tidak akan selesai tanpa
diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada didalam
organisasi tersebut, agar secara terus – menerus dapat menjalankan kegiatan
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumya.
Sebagai
dinamika dari pembagian kerja, maka organisasi merupakan proses dari adanya
kegiatan berbagai orang sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing –
masing yang bekerja bersama – sama untuk mencapai atau mewujudkan tujuan
tertentu yang telah disepakati bersama.
Organisasi
sebagai sebuah sistem disamping dipengaruhi oleh segi inter sendiri juga
dipengaruhi lingkupan diluarnya. Dengan demikian, adanya pertumbuhan,
pengembangan, atau penyempurnaan pada hakikatnya organisasi sebagai hasil dari
suatu proses yang berjalan terus – menerus. Organisasi yang sejalan dengan
tujuan yang hendak dicapai akan bergerak dinamis.
Pengorganisasian
adalah 1) penentuan sumber daya – sumber daya dan kegiatan – kegiatan yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, 2) perancangan dan pengembangan
suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “ membawa “ hal – hal tersebut
ke arah tujuan, 3) penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian, 4)
pendelegasian wewenang kepada individu untuk melaksanakan tugas – tugasnya. Fungsi
ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan
dikoordinasikan.
2. Actuating Dalam Manajemen
a.
Definisi Actuating
Actuating adalah suatu tindakan
untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran
yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi
actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya
atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki
secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating
adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari
aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu.
Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).
Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang
manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh
unsur-unsur perencanaan danpengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapa. Dari
seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi
manajemen yang paling utama.
Dalam hal ini,George R. Terry (1986)
mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota
kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk
mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut
oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari
pengertian diatas, pelaksanaan (actuating)
tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan,
dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat
melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung
jawabnya.
b.
Pentingnya Actuating
Pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating)
ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu
jika :
1. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2. Yakin bahwa pekerjaan tersebut
memberikan manfaat bagi dirinya,
3. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi
atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4. Tugas tersebut merupakan kepercayaan
bagi yang bersangkutan dan
5. Hubungan antar teman dalam
organisasi tersebut harmonis.
Fungsi actuating lebih
menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam
organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila
tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan
nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus
dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM
harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi
masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang
telah ditetapkan.
Dari seluruh rangkaian proses
manajemen, pelaksanaan (actuating)
merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan
pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses
manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan
yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Fungsi dari
Pelaksanaan (actuating) adalah sebagai berikut: 1) Mengimplementasikan proses
kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar
dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan, 2) Memberikan
tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan, 3) Menjelaskan kebijakan yang
ditetapkan, 4) Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh
pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat
menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang
tinggi.
c.
Prinsip Actuating
Pengarahan merupakan aspek hubungan
antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai
tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini
bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut
berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai
tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang
berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus
berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a. Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak
pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan
semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan
tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu
mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan,
struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan
kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi
kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka
mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat
dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi
masing-masing individu. Motivasi yang
baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara
yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan
baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai
tujuan organisasi.
c. Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat
penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana
para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.
Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam
pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka
untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan
pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan
sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka.
Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:
1. Orientasi merupakan cara pengarahan
dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan
dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan
tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai
masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi
tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya.
Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka
kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada
pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang
diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :
1. Tugas itu sendiri
2. Tugas lain yang ada hubungannya
3. Ruang lingkup tugas
4. Tujuan dari tugas
5. Delegasi wewenang
6. Cara melaporkan dan cara mengukur
prestasi kerja
7. Hubungan antara masing-masing tenaga
kerja, Dst.
2. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari
pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau
mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu
berasal dari atasan, dan ditujukan
kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari
atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang
lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a. Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat
bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta
tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas,
serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.
b. Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima
perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis
atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama
untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya,
perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih
besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang
relatif mudah.
c. Perintah formal dan informal
Perintah
formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan
tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah
informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan
ajakan.
Contoh perintah informal
antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah tidak lebih baik bilamana
saudara menggunakan cara lain”.
“marilah kita mulai mengerjakan
pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai
dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.
3.
Delegasi wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat
lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian
wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya
kepada bawahan.
Kesulitan-kesulitan akan muncul
bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya
kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan
keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang
Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia
(supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada
pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan
membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.
Setelah perencanaan dan
pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu
ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan
mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang
secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih
condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating
ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana
program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.
3. Mengendalikan Fungsi Manajemen
a.
Definisi Mengendalikan ( Controlling
)
Controlling
atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara
terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah
disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.
Controlling atau pengawasan adalah fungsi
manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan
menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan
sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan
yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.
Pengawasan merupakan fungsi
manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi
manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam
hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang
pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual
operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker
sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi
pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa:
“pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya
perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian
tujuan-tujuan perusahaan.”
Dengan demikian, pengawasan
merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan
dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi
tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan
bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
b.
Langkah – Langkah dalam Kontrol
Pengawasan merupakan suatu proses
untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan
cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Prosedur merupakan langkah-langkah
yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif
guna menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis
dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga
menjaminterciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif.
Faktor – faktor dari unsur prosedur
yang efektif antara lain :
a.)
Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan
b.)
Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan
kegiatan secara ekonomis, efektif, dan efisien serta ditaatinya ketentuan atau
peraturan berlaku.
c.)
Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pegecekan internal
d.)
Prosedur yang ditetapkan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan
prosedur lain.
e.)
Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada
pengguna
f.)
Prosedur yang dibuat tidak rumit dan dibuat sederhana agar mudah dimengerti
c.
Tipe – Tipe Controlling
Pengawasan pada dasarnya diarahkan
sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan
atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu
melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah
direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta
suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai
sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat
mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana
penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.
Dalam kaitannya dengan akuntabilitas
publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi
warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem
pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan
masyarakat (social control).
Ada
beberapa tipe – tipe pengawasan, diantaranya :
1. Pengawasan
dari Dalam (Internal Control).
Pengawasan
dari dalam, berarti pengawasan yang dilakukan
oleh Aparat/Unit Pengawasan yang dibentuk di dalam organisasi itu
sendiri.
2. Pengawasan
dari luar organisasi (External Control).
Pengawasan
eksternal (external control) berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat /
unit pengawasan dari luar organisasi.
3. Pengawasan Preventif.
Arti
daripada Pengawasan Preventif ialah Penigawasan yang dilakukan sebelum rencana
itu dilaksanakan. Maksud daripada Pengawasan preventif ini ialah untuk mencegah
terjadinya kekeliruan/kesalahan dalam pelaksanaan.
4. Pengawasan Repressif.
Arti
daripada Pengawasan repressif ialah pengawasan yang dilakukan setelah adanya
pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakannya pengawasan repressif ialah untuk
menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjan agar hasilnya sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan.
d. Kontrol
Proses Manajemen
Fungsi utama daripada
pengawasan adalah ditujukan pada perbaikan dan peningkatan kualitas untuk
mencapai tujuan, atau dengan kata lain adalah menilai dan memperbaiki
factor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Sebagaimana yang
dikemukakan oleh Swearingen bahwa fungsi dari pengawasan adalah untuk;
mengkoordinasikan semua usaha, melengkapi kepemimpinan, memperluas pengalaman
pekerja, menstimuli usaha-usaha yang kreatif, memberi fasilitas dan penilaian
yang terus menerus, menganalisis situasi, memberikan pengetahuan dan
keterampilan kepada setiap staf, memberi wawasan yang lebih luas dan
terintegrasi dalam merumuskan tujuan-tujuan organisasi dan meningkatkan
kemampuan kinerja.
Proses
pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, dimana
tahap-tahap tersebut adalah merupakan rangkaian suatu proses yang dilakukan
dalam pengawasan. Proses pengawasan menurut M. Manulang dapat dikategorikan
menjadi tiga yaitu; menentukan alat pengukur (standard), mengadakan penilaian
(evaluasi) dan mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).
Secara rinci proses pengawasan tersebut dapat
dideskripsikan sebagai berikut:
1. Penentuan standar
Penentuan standard dalam proses pengawasan secara
tepat memang agak sulit, akan tetapi penentuan standard terkait waktu dengan
perilaku pegawai harus dilakukan. Diantara standar yang harus ditetapkan dalam
melakukan pengawasan adalah standard waktu, yakni berapa lama waktu yang
dibutuhkan dalam menghasilkan suatu produk atau memberikan layanan jasa
tertentu, standard produktifitas, yakni jumlah produk dan layanan jasan yang
dihasilkan selama periode waktu tertentu, standard biaya, yakni berapa biaya
yang dikeluarkan untuk semua barang dan jasa, standard kualitas, yakni tingkat
kemampuan yang dikehendaki, standard tingkah laku, artinya tipe tingkah laku
yang dikehendaki terhadap pegawai dalam suatu organisasi. Lebih lanjut tentang
penentuan standard ini Amirullah Haris Budiono mengacu kepada empat sumber
informasi yang mencakup; pengamatan pribadi, laporan statistic, laporan lisan
dan laporan tertulis.
2. Evaluasi unjuk kerja
Evaluasi unjuk kerja ini dilakukan dengan melakukan
pengecekan terhadap penyimpangan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.
Hasil dari evaluasi ini kemudian dibandingkan dengan standard yang ada, oleh
karena itu evalusai ini harus dilakukan dengan menggunakan ukuran yang akurat,
dimana instrumentnya harus disusun secara lengkap dan valid. Mengadakan
pengukuran ini harus terlebih dahulu dilakukan, karena tindakan perbaikan dapat
dilakukan berdasarkan dari hasil evaluasi yang didahului oleh kegiatan
pengukuran tersebut.
- Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan ini dilakukan apabila, proses dan
hasil kerja teradpat penyimpangan dari standard yang ditentukan, akan tetapi
apabila proses dan hasil kerja telah sesuai dengan standard maka yang harus
dilakukan adalah peningkatan. Tindakan perbaikan terhadap
penyimpangan-penyimpangan harus dibuatkan skala prioritas dalam penanganannya.
Dalam melakukan perbaikan ada beberapa kemungkinan
yang harus dipertimbangkan, yaitu; tersedianya alokasi waktu yang memadai,
rasionalisasi tambahan pegawai dan atau peralatan, alokasi waktu yang cukup
bagi manajer untuk melakukan perbaikan manajemen dan adanya usaha extra dari
semua komponen yang ada. Apabila usaha-usaha tersebut gagal dilaksanakan, maka
perlu dilakukan penjadwalan ulang karena mungkin terdapat perubahan pada semua
bidang.
Daftar Pustaka
M. Manullang. 1990. Dasar-Dasar
Manajemen. Jakarta : Galia Indonesia
Affudin. 2013. Dasar – Dasar Manajemen. Bandung : Alfa
Beta
Handoko, Hani. 2003.
Manajemen. Yogyakarta : PFE - Yogyakarta
http://ocw.usu.ac.id/course/manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian
