Kamis, 31 Oktober 2013

TUGAS KE-2 PSIKOLOGI MANAJEMEN

Nama : Chaerunnisa Utami
NPM : 18511135
Kelas : 3PA05

Tugas Ke - 2

PSIKOLOGI MANAJEMEN

1. Pengorganisasian Struktur Manajemen

A. Definisi Pengorganisasian
            Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan erat dengan perencanaan dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian merupakan penentuan pekerjaan – pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokkan tugas – tugas dan membagi – bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen – departemen ( subsistem ) serta penentuan hubungan – hubungan.
            Malayu SP. Hasibuan mendefinisikan pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang – orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat – alat yang diperlukan, menetapkan wewenang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan melakukan aktivitas – aktivitas tersebut. M. Manulang mengatakan bahwa pengorganisasian merupakan sebuah proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas – tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan – hubungan antar unsur – unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang – orang dapat bekerja bersama – sama seefektif mungkin untuk mencapai tujuan.
            
Manfaat pengorganisasian adalah sebagai berikut :

Dengan mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manager dapat mengetahui.
a. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok
b. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi aggota dan staf organisasi
c. Pendelegasian Wewenang
d. Pemanfaatan dan failitas fisik yang dimiliki organisasi

            Dalam pengorganisasani terdapat enam langkah penting yang harus dilakuan. Langkah – langkah pengorganisasian tersebut diantaranya :
a. Tujuan organisasi harus dipahami
b. Membagi habis pekerjaan dalam bentuk kegiatan – kegiatan pokok untuk mencapai tujuan
c. Menggolongkan kegiatan pokok kedalam kegiatan praktis kedalam elemen suatu kegiatan
d. Menetapan kewajiban yang harus dilakukan dan menyediakan fasilitas pendukung yang diperlukan untuk melaksanakan tugasnya
e. Penugasan personel yang dipandang mampu melaksanakan tugas
f. Mendelegasikan wewenang           
B. Definisi Struktur Organisasi

            Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai
pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi
adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Pengertian yang
jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:

1.Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi
yang dengankerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).

2.Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169).

3.Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan
(Gibson dkk, 2002:9).

4.Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan
organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan

            Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya – sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah dengan departementalisasi dan pembagian kerja. Departemenlisasi merupakan pengelompokan kegiatan – kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan – kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercemin pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.

C. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

            Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting karena dengan pengorganisasian akan memadukan sumber – sumber yang ada dalam organisasi, baik berupa sumber daya manusia atau sumber daya lainnya kearah tercapainya suatu tujuan. Dalam pengorganisasian seluruh sumber ( resource ) baik berupa manusia ataupun non-manusia harus diatur dipadukan sedemikian rupa untuk berjalannya suatu organisasi dalam rangka tercapainya tujuan.
            Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan didalam organisasi tidak akan selesai tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada didalam organisasi tersebut, agar secara terus – menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumya.
            Sebagai dinamika dari pembagian kerja, maka organisasi merupakan proses dari adanya kegiatan berbagai orang sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya masing – masing yang bekerja bersama – sama untuk mencapai atau mewujudkan tujuan tertentu yang telah disepakati bersama.
            Organisasi sebagai sebuah sistem disamping dipengaruhi oleh segi inter sendiri juga dipengaruhi lingkupan diluarnya. Dengan demikian, adanya pertumbuhan, pengembangan, atau penyempurnaan pada hakikatnya organisasi sebagai hasil dari suatu proses yang berjalan terus – menerus. Organisasi yang sejalan dengan tujuan yang hendak dicapai akan bergerak dinamis.
            Pengorganisasian adalah 1) penentuan sumber daya – sumber daya dan kegiatan – kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, 2) perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “ membawa “ hal – hal tersebut ke arah tujuan, 3) penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian, 4) pendelegasian wewenang kepada individu untuk melaksanakan tugas – tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.
           

2. Actuating Dalam Manajemen

a. Definisi Actuating
            Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secarabersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat). Actuating disebut juga“ gerakan aksi “ mencakup kegiatan yang dilakukan seorang manager untuk mengawali dan melanjutkan kegiatan yang ditetapkan oleh unsur-unsur perencanaan danpengorganisasian agar tujuan-tujuan dapat tercapa. Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan(actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama.
            Dalam hal ini,George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian diatas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

b. Pentingnya Actuating

Pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :

1.      Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
2.      Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
3.       Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,atau mendesak,
4.      Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
5.      Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

            Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

            Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Fungsi dari Pelaksanaan (actuating) adalah sebagai berikut: 1) Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan, 2) Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan, 3) Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan, 4) Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

c. Prinsip Actuating

            Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Cara-cara pengarahan

Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia bekerja dengan sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-ara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:

1.      Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Biasanya, orientasi ini diberikan kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan pengerian atas berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah menjalani masa orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang pernah dihadapinya. Suatu ketika mereka bisa lupa, lalai, atau sebab-sebab lain yang membuat mereka kurang mengerti lagi. Dengan demikian orientasi ini perlu diberikan kepada pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan perananya. Informasi yang diberikan dalam orientasi dapat berupa diantara lain, :
1.      Tugas itu sendiri
2.      Tugas lain yang ada hubungannya
3.      Ruang lingkup tugas
4.      Tujuan dari tugas
5.      Delegasi wewenang
6.      Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7.      Hubungan antara masing-masing tenaga kerja, Dst.
2.      Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang-orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi, perintah itu berasal  dari atasan, dan ditujukan kepada para bawahan atau dapat dikatakan bahwa arus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat diberikan kepada orang lain  yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang berada di bagian lain. Adapun perintah yang dapat berupa :
a.       Perintah umum dan khusus
Penggunaan perintah ini sangat bergantung pada preferensi manajer, kemampuan untuk meramalkan keadaan serta tanggapan yang diberikan oleh bawahan. Perintah umum memiliki sifat yang luas, serta perintah khusus bersifat lebih mendetail.

b.      Perintah lisan dan tertulis
Kemampuan bawahan untuk menerima perintah sangata mempengaruhi apakan perintah harus diberikan secara tertulis atau lisan saja. Perintah tertulis memberikan kemungkinan waktu yang lebih lama untuk memahaminya, sehingga dapat menghindari adanya salah tafsir. Sebaliknya, perintah lisan akan lebih cepat diberikan walaupun mengandung resiko lebih besar. Biasanya perintah lisan ini hanya diberikan untuk tugas-tugas yang relatif mudah.


c.       Perintah formal dan informal
            Perintah formal merupakan perintah yang diberikan kepada bawahan sesuai dengan tugas/aktivitas yang telah ditetapkan dalam organisasi. Sedangkan perintah informal lebih banyak mengandung saran atau dapat pula berupa bujukan dan ajakan.
                        Contoh perintah informal antara lain dapat berupa kata-kata:
“apakah tidak lebih baik bilamana saudara menggunakan cara lain”.
“marilah kita mulai mengerjakan pekerjaan ini lebih dulu”, dan sebagainya.
Perintah formal yang banyak dipakai dibidang militer bersifat kurang fleksibel dibandingkan dengan perintah informal.

3. Delegasi wewenang
            Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini, pemimpin melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
            Kesulitan-kesulitan akan muncul bilamana tugas-tugas akan diberikan kepada bawahan itu tidak jelas, misalnya kesulitan-kesulitan dalam menafsirkan wewenang. Ini dapat menimbulkan keengganan bawahan untuk mengambil suatu tindakan. Sebagai contoh, seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (supplier) dengan wewenang yang kurang jelas itu, ia akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.
            Setelah perencanaan dan pengorganisasian selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya yang perlu ditempuh dalam manajemen adalah mewujudkan rencana tersebut dengan mempergunakan organisasi yang terbentuk.Langkah tersebut adalah actuating yang secara harfiah diartikan sebagai memberi bimbingan namun istilah tersebut lebih condong diartikan penggerak atau pelaksanaan. Secara praktis fungsi actuating ini merupakan usaha untuk menciptakan iklim kerjasama diantara staf pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.


3. Mengendalikan Fungsi Manajemen
a. Definisi Mengendalikan ( Controlling )
Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.
  
b. Langkah – Langkah dalam Kontrol
            Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin  bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan  cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

            Prosedur merupakan langkah-langkah yang harus diterapkan untuk melaksanakan kegiatan teknis maupun administratif guna menjamin terselenggaranya kebijakan yang telah ditentukan secara ekonomis dan efisien. Manajemen berkewajiban menciptakan prosedur yang baik sehingga menjaminterciptanya sistem pengendalian manajemen yang efektif.

            Faktor – faktor dari unsur prosedur yang efektif antara lain :
a.) Prosedur yang dibuat harus selaras dengan kebijakan yang telah ditetapkan
b.) Prosedur dibuat dalam bentuk tertulis dan sistematis untuk menjamin pelaksanaan kegiatan secara ekonomis, efektif, dan efisien serta ditaatinya ketentuan atau peraturan berlaku.
c.) Prosedur yang dibuat telah memperhatikan unsur pegecekan internal
d.) Prosedur yang ditetapkan tidak duplikatif dan tidak bertentangan dengan prosedur lain.
e.) Prosedur yang diciptakan telah menjamin kelancaran pemberian pelayanan kepada pengguna
f.) Prosedur yang dibuat tidak rumit dan dibuat sederhana agar mudah dimengerti

c. Tipe – Tipe Controlling
            Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

            Dalam kaitannya dengan akuntabilitas publik, pengawasan merupakan salah satu cara untuk membangun dan menjaga legitimasi warga masyarakat terhadap kinerja pemerintahan dengan menciptakan suatu sistem pengawasan yang efektif, baik pengawasan intern (internal control) maupun pengawasan ekstern (external control). Di samping mendorong adanya pengawasan masyarakat (social control).

            Ada beberapa tipe – tipe pengawasan, diantaranya :

1. Pengawasan dari Dalam (Internal Control).
Pengawasan dari dalam, berarti pengawasan yang dilakukan  oleh Aparat/Unit Pengawasan yang dibentuk di dalam organisasi itu sendiri. 
2.  Pengawasan dari luar organisasi (External Control). 
Pengawasan eksternal (external control) berarti pengawasan yang dilakukan oleh aparat / unit pengawasan dari luar organisasi. 
3.   Pengawasan Preventif.
Arti daripada Pengawasan Preventif ialah Penigawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud daripada Pengawasan preventif ini ialah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan dalam pelaksanaan. 
4.  Pengawasan Repressif.
Arti daripada Pengawasan repressif ialah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakannya pengawasan repressif ialah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjan agar hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

d. Kontrol Proses Manajemen

      Fungsi utama daripada pengawasan adalah ditujukan pada perbaikan dan peningkatan kualitas untuk mencapai tujuan, atau dengan kata lain adalah menilai dan memperbaiki factor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Swearingen bahwa fungsi dari pengawasan adalah untuk; mengkoordinasikan semua usaha, melengkapi kepemimpinan, memperluas pengalaman pekerja, menstimuli usaha-usaha yang kreatif, memberi fasilitas dan penilaian yang terus menerus, menganalisis situasi, memberikan pengetahuan dan keterampilan kepada setiap staf, memberi wawasan yang lebih luas dan terintegrasi dalam merumuskan tujuan-tujuan organisasi dan meningkatkan kemampuan kinerja.
            Proses pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan melalui beberapa tahapan, dimana tahap-tahap tersebut adalah merupakan rangkaian suatu proses yang dilakukan dalam pengawasan. Proses pengawasan menurut M. Manulang dapat dikategorikan menjadi tiga yaitu; menentukan alat pengukur (standard), mengadakan penilaian (evaluasi) dan mengadakan tindakan perbaikan (corrective action).
Secara rinci proses pengawasan tersebut dapat dideskripsikan sebagai berikut:

1. Penentuan standar
Penentuan standard dalam proses pengawasan secara tepat memang agak sulit, akan tetapi penentuan standard terkait waktu dengan perilaku pegawai harus dilakukan. Diantara standar yang harus ditetapkan dalam melakukan pengawasan adalah standard waktu, yakni berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam menghasilkan suatu produk atau memberikan layanan jasa tertentu, standard produktifitas, yakni jumlah produk dan layanan jasan yang dihasilkan selama periode waktu tertentu, standard biaya, yakni berapa biaya yang dikeluarkan untuk semua barang dan jasa, standard kualitas, yakni tingkat kemampuan yang dikehendaki, standard tingkah laku, artinya tipe tingkah laku yang dikehendaki terhadap pegawai dalam suatu organisasi. Lebih lanjut tentang penentuan standard ini Amirullah Haris Budiono mengacu kepada empat sumber informasi yang mencakup; pengamatan pribadi, laporan statistic, laporan lisan dan laporan tertulis.

2.  Evaluasi unjuk kerja
Evaluasi unjuk kerja ini dilakukan dengan melakukan pengecekan terhadap penyimpangan berdasarkan standard yang telah ditetapkan. Hasil dari evaluasi ini kemudian dibandingkan dengan standard yang ada, oleh karena itu evalusai ini harus dilakukan dengan menggunakan ukuran yang akurat, dimana instrumentnya harus disusun secara lengkap dan valid. Mengadakan pengukuran ini harus terlebih dahulu dilakukan, karena tindakan perbaikan dapat dilakukan berdasarkan dari hasil evaluasi yang didahului oleh kegiatan pengukuran tersebut.
  1. Tindakan Perbaikan
Tindakan perbaikan ini dilakukan apabila, proses dan hasil kerja teradpat penyimpangan dari standard yang ditentukan, akan tetapi apabila proses dan hasil kerja telah sesuai dengan standard maka yang harus dilakukan adalah peningkatan. Tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan harus dibuatkan skala prioritas dalam penanganannya.
Dalam melakukan perbaikan ada beberapa kemungkinan yang harus dipertimbangkan, yaitu; tersedianya alokasi waktu yang memadai, rasionalisasi tambahan pegawai dan atau peralatan, alokasi waktu yang cukup bagi manajer untuk melakukan perbaikan manajemen dan adanya usaha extra dari semua komponen yang ada. Apabila usaha-usaha tersebut gagal dilaksanakan, maka perlu dilakukan penjadwalan ulang karena mungkin terdapat perubahan pada semua bidang.

Daftar Pustaka
M. Manullang. 1990. Dasar-Dasar Manajemen.  Jakarta :  Galia Indonesia
Affudin. 2013. Dasar – Dasar Manajemen. Bandung : Alfa Beta
Handoko, Hani. 2003. Manajemen. Yogyakarta : PFE - Yogyakarta
http://ocw.usu.ac.id/course/manajemen_slide_fungsi_pengorganisasian







Tidak ada komentar:

Posting Komentar